Die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat viele Unternehmen veranlasst, ihre Datenschutzpraktiken zu überdenken. Eine Schlüsselfigur in der Umsetzung der DSGVO ist der Datenschutzbeauftragte (DSB). Unternehmen stehen vor der Wahl, ob sie einen internen Mitarbeiter als DSB einsetzen oder die Dienste eines externen DSB in Anspruch nehmen.
Ein kurzer Überblick über die DSGVO
Die DSGVO wurde entworfen, um die Datenschutzrechte innerhalb der Europäischen Union zu stärken und zu vereinheitlichen. Sie gibt den Bürgern mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung dieser Daten durch Unternehmen.
Die Rolle eines Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der DSGVO zu überwachen. Er berät das Unternehmen in Datenschutzfragen und fungiert als Bindeglied zwischen dem Unternehmen und den Aufsichtsbehörden.
Unterschied zwischen internem und externem Datenschutzbeauftragten
Ein interner DSB ist typischerweise ein bestehender Mitarbeiter, der zusätzliche Schulungen erhält, um die Rolle zu übernehmen. Ein externer DSB hingegen ist ein spezialisierter Dienstleister, der von außen kommt und nicht in die täglichen Geschäftsabläufe eingebunden ist.
Vor- und Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Vorteile der Auslagerung
Die Inanspruchnahme eines externen Datenschutzbeauftragten bietet zahlreiche Vorteile. Erstens ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass sie den Datenschutzanforderungen gerecht werden. Zweitens bringt ein externer DSB oft eine breitere und tiefere Expertise mit, die aus der Arbeit mit verschiedenen Organisationen resultiert. Drittens kann die externe Beratung dazu beitragen, Interessenkonflikte zu vermeiden, die auftreten können, wenn ein interner Mitarbeiter diese Rolle übernimmt.
Mögliche Nachteile
Es gibt jedoch auch potenzielle Nachteile. Ein externer DSB hat möglicherweise weniger detailliertes Wissen über die spezifischen Abläufe und Kulturen innerhalb des Unternehmens, was die Effektivität seiner Beratung beeinträchtigen könnte. Zudem könnte die räumliche Distanz die Kommunikation erschweren. Auch die Kosten für externe Dienstleistungen können für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen, obwohl sie oft günstiger sind als die Schulung und Beibehaltung eines internen DSB.
Kostendetails eines externen Datenschutzbeauftragten
Aufschlüsselung der Kosten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten können variieren, abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der benötigten Dienstleistungen. In der Regel fallen Kosten für die anfängliche Bestandsaufnahme und die Etablierung des Datenschutzrahmens an. Danach werden oft monatliche oder jährliche Gebühren für die laufende Überwachung und Beratung berechnet. Die Preise können von etwa 150 Euro pro Monat für grundlegende Dienstleistungen bis zu mehreren tausend Euro für umfassende Datenschutzpakete reichen.
Vergleich der Kosten zwischen internem und externem DSB
Ein interner Datenschutzbeauftragter erfordert oft eine erhebliche Anfangsinvestition in Schulungen sowie kontinuierliche Weiterbildungskosten. Zudem kann die Bindung interner Ressourcen langfristig teurer sein als die Einstellung eines externen Experten. Externe DSBs bieten eine kosteneffiziente Lösung, insbesondere für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die nicht die internen Ressourcen für eine solche Rolle haben.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Was genau macht ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter hilft Unternehmen, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten, berät bei Datenschutzfragen und ist die Schnittstelle zu Datenschutzbehörden.
Ist jedes Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen?
Nicht jedes Unternehmen benötigt einen Datenschutzbeauftragten. Die Pflicht besteht hauptsächlich für Unternehmen, die in großem Umfang personenbezogene Daten verarbeiten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.
Wie oft sollte ein externer Datenschutzbeauftragter das Unternehmen überprüfen?
Die Häufigkeit der Überprüfungen kann variieren, jedoch ist mindestens einmal jährlich eine umfassende Überprüfung üblich, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.
Können die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten von der Unternehmensgröße abhängen?
Ja, die Kosten können je nach Unternehmensgröße, Art und Umfang der Datenverarbeitung sowie nach dem erforderlichen Umfang der Datenschutzmaßnahmen variieren.
Was passiert, wenn ein Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten benennt, obwohl es dazu verpflichtet wäre?
Das Nichternennen eines Datenschutzbeauftragten, obwohl es gesetzlich erforderlich ist, kann zu erheblichen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen.
